La comunicazione scritta - Come si dice in inglese

Specificità della comunicazione scritta

Gli scambi tra aziende si svolgono in buona parte attraverso comunicazioni scritte: quando è opportuno che resti traccia del messaggio, quando si tratta di questioni complesse o delicate, quando si stabiliscono prezzi o scadenze che faranno testo e avranno valore legale nel seguito della trattativa, quando si trasmettono numeri che possono essere fraintesi per telefono o dimenticati. Spesso un testo scritto conferma o riassume il contenuto di una conversazione telefonica, perché le parole "passano" e possono essere fraintese, mentre ciò che è scritto rimane ed evita malintesi, polemiche e discussioni.

L'INGLESE/AMERICANO DELLA CORRISPONDENZA COMMERCIALE

Stile e leggibilità
Lo scopo di un testo scritto è quello di essere letto, quindi è indispensabile che sia il più possibile chiaro, precìso, conciso e cortese. Anche nei contatti con l'estero, scrivendo in inglese, è funzionale all'efficacia del messaggio esporre il proprio pensiero in modo sintetico e immediatamente comprensibile. Ma chiarezza e concisione non significano mancanza di gentilezza, e la buona educazione non impedirà di dare alle nostre parole il tono fermo e risoluto necessario in alcune circostanze.
 E' inoltre opportuno ricordare che la corrispondenza commerciale trasmette a distanza l'immagine dell'azienda e che, per questo, anche l'aspetto formale non deve essere trascurato: è dunque essenziale sapersi esprimere correttamente, senza errori di grammatica o di ortografia, in un linguaggio appropriato e attuale, ma anche curare la presentazione grafica - in particolare nelle lettere vere e proprie - evitando cancellature/correzioni e utilizzando con intelligenza la punteggiatura.

Il linguaggio di oggi

A parte qualche differenza di vocabolario e, molto più raramente, di struttura tra l'inglese britannico e quello americano (differenze che nel presente volume sono segnalate), il linguaggio della corrispondenza commerciale in inglese - British o American - è sempre comunque contraddistinto da semplicità e immediatezza: periodi brevi, frasi essenziali e dirette, stile conciso e non molto distante dalla lingua parlata. Negli ultimi anni la diffusione di mezzi di comunicazione veloci e immediati, come fax, Internet e e-mail, ha favorito un'ulteriore semplificazione della lingua commerciale.

 Strumenti e modalità 
Messaggi scritti possono essere inviati attraverso canali diversi: la lettera commerciale vera e propria, scritta su carta intestata della ditta, strutturata in modo piuttosto rigido, e con una presentazione particolarmente accurata; in caso di contestazioni ha valore legale e rappresenta una prova giuridica irrefutabile.

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Le parti della lettera - Come si dice in inglese

Le parti che costituiscono una lettera sono:

• i riferimenti, con le iniziali maiuscole di chi ha dettato e minuscole di chi ha scritto la lettera, sono scritti sotto l'intesta¬zione a sinistra (Brìtish), oppure sotto la firma sempre a sinistra (American);
• la data, scritta nella sequenza: giorno (nella forma dell'aggettivo numerale ordinale), mese in parola maiuscolo, anno, (8th March 2000; British) oppure mese in parola maiuscolo, giorno (nella forma ordinale o cardinale), anno (March 8 2000; American). La data è normalmente scritta sulla destra, prima dell'indirizzo del destinatario;
• l'indirizzo del destinatario, scritto generalmente in alto a sinistra (l'aggettivo italiano "spettabile" non si traduce). L'indirizzo dovrà comprendere: il nome della ditta, l'indicazione della via - preceduta (e non seguita, come in italiano!) dal numero civico -, della città e infine il codice postale, che si inserisce dopo il nome della città. Negli indirizzi americani, oltre al nome della città e al codice postale, si indica anche, spesso abbreviandolo, lo Stato (per esempio Ca California, NJ New Jersey, Pa Pennsyivania ecc);
• l'indicazione, facoltativa, della persona alla cui attenzione si vuole indirizzare la lettera. In questo caso il nome della persona sarà scritto dopo l'indirizzo del destinatario a sinistra e preceduto da Attn, forma abbreviata di For the attention of;
• una formula iniziale, che può essere semplicemente Dear Sirs (British I American) o Gentlemen: (American), se si scrive a una ditta in generale; Dear Sir, Dear Madam, Dear Sir or Madam, se la lettera è indirizzata a una persona fisica. È anche possibile rivolgersi al destinatario usando il suo cognome: Dear Mr Baker, Dear MS Kensington.
• l'oggetto, sotto alla formula di saluti iniziale, che indica in modo conciso lo scopo della lettera;

GLI INDIRIZZI

Quando si scrive a una società la cui ragione sociale (style) è formata due o più cognomi oppure da un unico cognome seguito dalle espressioni & Co., & Bros., & Sons, si fa precedere il nome della ditta da Messrs:
Spett. Ditta Tyler & Burke .
Messrs Tyler & Burk

Quando si scrive a una ditta nella cui ragione sociale non compiono cognomi ma forme generiche (quali Centre, Company ecc.),

si fa semplicemente precedere il nome da the, che, invece, si omette tali forme generiche non sono presenti:
Spett, American Camping Centre

The American Camping Centre

Spett. British Telecom
British Telecom
                   
L'articolo the è facoltativo con sigle quali Ltd. o Inc:

Spett. Idea Computer Ltd.
(The) Idea Computer Ltd.

Il testo della lettera, che comprende normalmente un'introduzione, uno svolgimento e una conclusione
una formula di saluto, che conclude il testo e varia secondo i rapporti tra gli interlocutori e il tipo di saluto scelto per la formula iniziale:
Dear Sirs,                   Yours faithfully,
Dear Mrs Anderson,    Yours sincerely,
Gentlemen,                  Sincerety yours, (American)


Sono sempre più frequenti, soprattutto nei fax, formule ancora più semplici e informali:
Regards / Best regards / Best wishes

• la firma, che chiude la lettera e si trova in basso a destra (British) oppure in basso a sinistra (American). È scritta a mano e, sotto, a macchina: solitamente è accompagnata dal titolo di chi firma;
• gli allegati, che si elencano alla fine della lettera, in basse a sinistra, seguiti dai nomi delle persone alle quali, per conoscenza, si invia una copia della lettera.

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La lettera commerciale in inglese (british) - come si scrive

Le lettere commerciali in inglese e americano sono formate da diverse parti e strutturate secondo un ordine che presentano alcune differenze nei due casi. vediamoli:

MODELLO INGLESE

heading

AFC INTERNATIONAL

Via Piemonte, 28

20145 Milano

Italy

Your ref.: PBIts
Our ref.: ABIpb    reference notations

date 8th March 2000

FOOD SUPPLIES inside address
25, Baker Street
Northampton NN1 SEL
England

Attn Mrs M. Stone       attention line

DearSirs,     salutations

Subject: catalogue and price list     subject line


body of the letter

with reference to your letter dated March 3, we are sending you here endosed our catalogue and price list.
Should you need any additional information do not hesitate to contact us.
We look forward to hearing from you soon.

closing line                   Yours faithfully,
name and titìe              Angela Brondi/ Sales Manager

Enc.: 1 catalogue enclosures
1 price list
c.c.   Mr Bridges carbon copy

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La lettera commerciale in inglese (am) - come si scrive

MODELLO AMERICANO

Heading

AFCINTERNATIONAL

Via Piemone, 28

20145 Milano

Italy

date      March 8,2000

BOP Camping Equipment    inside address
33, Riverside Road
Princetown, NJ 02568
USA

Attn.Mrs M. Stone attention line
Gentlemen:/DearSirs,       salutations

Subject: catalogue and price list        subject line

Body of the letter

with reference to your letter dated March 3, we are sending you here endosed our cata/ogue and price list.
Should you need any additional ìnformation do not hesitate to contact us.
We look forward to hearing from you soon.

Yours faithfully Closing line

Angela Brondi Name
Sales Department  title 

Your ref: PBIts
Our ref: ABIpb references

Enc.: 1 catalogue enclosures
1 price list
c.c.   Mr Bridges carbon copy

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E-mail - come si scrive in inglese

Sempre più diffusa, la posta elettronica è un sistema di trasmissione di documenti tramite computer. Consente a chiunque sia abbonato a Internet di mettersi in contatto gratuitamente con tutti coloro che sono collegati alla rete nel mondo intero e di trasmettere messaggi dal proprio computer al loro. Una volta arrivato a destinazione, il documento può essere stampato su carta o archiviato in forma elettronica nella ^memoria del computer.

l vantaggi in termini di tempi e costi sono evidenti e hanno fatto dell'e-mail la più usata di tutte le applicazioni di Internet. Anche questo mezzo di comunicazione ultramoderno possiede però un suo galateo di regole non scritte, che è corretto rispettare:

• ogni messaggio - come le lettere tradizionali - deve essere firmato da chi lo spedisce;
• è buona norma non abusare della semplicità di questo sistema di trasmissione per inviare documenti di dubbio interesse o di lunghezza eccessiva a destinatari ignari, che potrebbero esserne infastiditi;
• è, infine, prova di buona educazione controllare regolarmente la propria posta in arrivo e, soprattutto, rispondere ai messaggi personali.

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Consigli per una redazione corretta di lettera in inglese

Benché l'inglese / americano commerciale sia meno retorico ed elaborato dell'italiano, esistono alcune norme che riguardano la lingua scritta e la redazione di lettere, che è indispensabile conoscere.




Norme linguistiche
• La lingua commerciale scritta, che si differenzia comunque da quella parlata, non contiene mai, in nessun caso, espressioni familiari o gergali, tipiche di un rapporto più confidenziale e inadeguate in una relazione d'affari.
• II soggetto della frase non può essere sottinteso come in italiano, ma deve essere sempre espresso.
• Le parole Sir, Madam, Mr, Mrs, MS e Miss sono sempre scritte maiuscole. Contrariamente all'italiano, non è necessaria l'iniziale maiuscola per tutti i riferimenti personali ("Vostro", "Vostra" ecc).

Maiuscole e minuscole

In inglese, come in italiano, si scrivono sempre maiuscoli: i nomi propri, i nomi di città, di regione e gli altri nomi geografici, i nomi delle; festività; contrariamente all'italiano, sono sempre maiuscoli anche i nomi dei popoli e degli abitanti delle città, oltre ai nomi dei mesi e dei giorni della settimana.
Le abbreviazioni Mr, MS, Miss, Mrs si scrivono sempre maiuscole. Si possono anche scrivere con il puntino (Mr.), benché prevalga sempre  la tendenza a ometterlo.

Abbiamo molti clienti americani.
We have many American customers.

Lo vedrò lunedì.
I am seeing him on Monday.

5 ottobre 2000 5th
October 2000

Vorrei che il sig. Gladstone passasse da noi.
I would like Mr Gladstone to call on us.

Consigli redazionali

Nella composizione della lettera in inglese è opportuno costruire frasi brevi e prestare particolare attenzione ai collegamenti tra le frasi, che danno fluidità e coesione al testo ed esprimono le intenzioni più diverse. Tra i più utili ricordiamo:
- per fare un esempio: for example (per esempio), as follows (come segue);
- per fare una precisazione: as far as / as regards / as to/ with regard to / as far as ... is concerned (per quanto riguarda), concerning / regarding (a proposito di, riguardo);

- per dare una spiegazione: as / for (poiché), due to / because of (a causa di);
- per esprimere un'opposizione: despite / although (sebbene, nonostante), however (comunque, tuttavia), but (ma);
- per contraddire: on the contrary (al contrario), instead (invece), on the other hand (d'altro canto);
- per concludere: so (quindi / dunque), therefore (perciò), consequently (di conseguenza).

Anche se conosciamo già le vostre condizioni di vendita, desidereremmo ricevere il vostro ultimo listino prezzi.
Although we already know your terms of business, we would like to receive your latest price list.

Siamo contenti della vostra ultima fornitura. Il vostro servizio tecnico, al contrario, non è molto efficiente.
We are very happy with your latest supply. Your Technical Office, on the contrary, is not very efficient.

Vi preghiamo perciò di ritardare la consegna.
Therefore, we ask you to postpone delivery.

A causa di uno sciopero, non siamo in grado di rispettare i termini di consegna.
Due to a strike, we are unable to deliver within the time stated.

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Come rivolgersi a un interlocutore inglese o americano

A un interlocutore di lavoro ci si rivolge in genere usando Mr, a una signora dicendo Mrs [misiz, "z" corrisponde al suono "s" nella parola "uso"], a una donna non sposata usando Miss, e facendo sempre seguire tali appellativi dal cognome (e non dal nome!) della persona. La forma MS [miz], nata negli Stati Uniti, ma entrata ormai nell'uso comune in tutti i paesi di lingua inglese, è usata soprattutto in ambito professionale per rivolgersi a una donna quando non si sa, o comunque non si vuole, specificare se sia sposata o meno:

Come sta, signora Creek?
How are you, Mrs/ Miss/ MS Creek?

• Se non si conosce il cognome dell'interlocutore; si omettono gli appellativi:

 Buongiorno signora!
Good morning!

• Quando ci si rivolge a un interlocutore in tono molto formale e ossequioso, si preferisce usare Sir per un uomo e Madam per una donna, senza farli seguire dal nome o dal cognome:

 Posso aiutarla, signora?
Can I help you, Madam?

• Titoli professionali e titoli di studio generalmente non si usano in inglese. Rivolgendoci indifferentemente a un dottore, un ingegnere, un architetto, un ragioniere, diremo sempre e comunque Mr / MS / Miss I Mrs.

Buongiorno, ingegner Goodman!
Good morning, Mr Goodman!

Si accomodi, dottoressa Goodman!
Come in, MS /Miss /Mrs Goodman!

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Il contatto personale - Come si dice in inglese

Importanza dei contatti personali

Chi tratta affari con l'estero non sempre ha la possibilità di incontrare di persona il proprio interlocutore. Normalmente soltanto il personale responsabile di acquisti e vendite si sposta regolarmente per visitare, secondo i casi, i fornitori o i clienti. Benché non molto frequenti, le occasioni di un incontro diretto con i nostri partner commerciali sono, tuttavia, importantissime per superare la barriera dell'impersonalità e porre le basi di un rapporto di cordiale collaborazione. Se invece abbiamo già avuto modo di conoscere il nostro interlocutore, l'incontro con lui sarà utile per consolidare le buone relazioni esistenti o, eventualmente, per ristabilirle dopo un momento difficile, chiarendo malintesi e facilitando la soluzione dei problemi.
Sia nel caso della visita di un ospite straniero alla nostra società sia nel caso di un nostro viaggio all'estero, alcuni semplici accorgimenti potranno rendere più efficace l'incontro.

Per un Incontro di Lavoro 

Come accogliere un ospite straniero 

Quando siamo noi ad accogliere nella nostra azienda un cliente, o anche un fornitore, dobbiamo avere cura di organizzare l'incontro con intelligenza. Sarebbe gentile, per esempio, proporgli con il giusto anticipo di occuparci della prenotazione di una camera d'albergo nella nostra città e, se viaggia in treno o in aereo, prevedere di mandare qualcuno a prenderlo in stazione o all'aeroporto.
Il programma della sua visita dovrà poi essere stabilito nelle linee generali, procurando il materiale necessario e informando per tempo le persone interessate e coinvolte, in modo da evitare inutili perdite di tempo e contrattempi irritanti.
Sarebbe inoltre opportuno che la visita comprendesse anche i momenti di pausa per un caffè, una tazza di tè o una colazione che interrompano il ritmo di lavoro: un invito a pranzo costituisce un intervallo gradevole e rilassante, spesso più utile di ore di discussione serrata. Anche l'organizzazione di qualche visita turistica, proposta all'inizio o, meglio ancora, alla fine della visita, potrebbe essere gradita al nostro ospite.

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Viaggio all'estero - Come si dice in inglese - Come si fa

Come organizzare un nostro viaggio all'estero

Prima di partire per l'estero dovremo pensare a organizzare il viaggio, a prenotare l'albergo, a procurarci tutte le informazioni utili per raggiungere la sede dell'azienda o della fiera che dobbiamo visitare.
Naturalmente avremo anche fissato gli appuntamenti con le persone che ci interessa incontrare e ci saremo preparati mentalmente all'incontro: è importante avere le idee chiare sulle Ie questìoni da discutere e sui risultati che si vorrebbero ottenere. lnfine, non bisogna dimenticare che le persone che ci ricevono hanno sicuramente molti altri impegni e non è corretto abusare del tempo che ci viene concesso.

Norme Linguistiche e di comportamento

Per potersi muovere con disinvoltura, ma correttamente, nel Mondo del lavoro in Gran Bretagna o negli Stati Uniti è indiispensabile rispettare alcune regole fondamentali di comportamento e conoscere le principali norme linguistiche riferite all'inglese parlato. Per indicazioni e consigli utili su abitudini, modi di fare e di dire -» Al telefono. Per la fraseologia rela¬tiva alle due situazioni tipiche dell'incontro personale -» Accoglienza e Viaggi / Presentazioni.

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Le Ore - Come si dice in inglese

In inglese le ore si esprimono nel seguente modo:

Che ore sono?    What lime is it? 
Sono le 11.00     It's eleven 
Sono le 11.05     It's five past eleven 
Sono le 11.15     It's a quarter past eleven /eleven-fìfteen 
Sono le 11.20     It's twenty past eleven / eleven-twenty

Sono le 11.30     It's half past eleven / eleven-thirty 
Sono le 11.45     It's a quarter to twelve/ eleven forty-five 
Sono le.11.55     It's five to twelve/eleven fifty-five.

Se l'ora è esatta si può aggiungere o'clock:

Sono le quattro in punto.    
It's four o'clock.

L'uso delle ventiquattro ore, cioè "le tredici", "le quattordici" e  così via, ricorre soltanto nell'indicazione degli orari di treni, aerei ecc., ma è poco frequente nel linguaggio quotidiano. Se proprio si vuol fare riferimento con precisione alle ore pomeridiano-serali o a quelle del mattino, si aggiungeranno, rispettivamente, p.m. (post-meridiem) o a.m. (ante-meridiem) all'ora indicata...

C'è un volo per Londra alle 20.05.

There's a flight to London at 20.05 (twenty oh five).

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