Le parti che costituiscono una lettera sono:
• i riferimenti, con le iniziali maiuscole di chi ha dettato e minuscole di chi ha scritto la lettera, sono scritti sotto l'intesta¬zione a sinistra (Brìtish), oppure sotto la firma sempre a sinistra (American);
• la data, scritta nella sequenza: giorno (nella forma dell'aggettivo numerale ordinale), mese in parola maiuscolo, anno, (8th March 2000; British) oppure mese in parola maiuscolo, giorno (nella forma ordinale o cardinale), anno (March 8 2000; American). La data è normalmente scritta sulla destra, prima dell'indirizzo del destinatario;
• l'indirizzo del destinatario, scritto generalmente in alto a sinistra (l'aggettivo italiano "spettabile" non si traduce). L'indirizzo dovrà comprendere: il nome della ditta, l'indicazione della via - preceduta (e non seguita, come in italiano!) dal numero civico -, della città e infine il codice postale, che si inserisce dopo il nome della città. Negli indirizzi americani, oltre al nome della città e al codice postale, si indica anche, spesso abbreviandolo, lo Stato (per esempio Ca California, NJ New Jersey, Pa Pennsyivania ecc);
• l'indicazione, facoltativa, della persona alla cui attenzione si vuole indirizzare la lettera. In questo caso il nome della persona sarà scritto dopo l'indirizzo del destinatario a sinistra e preceduto da Attn, forma abbreviata di For the attention of;
• una formula iniziale, che può essere semplicemente Dear Sirs (British I American) o Gentlemen: (American), se si scrive a una ditta in generale; Dear Sir, Dear Madam, Dear Sir or Madam, se la lettera è indirizzata a una persona fisica. È anche possibile rivolgersi al destinatario usando il suo cognome: Dear Mr Baker, Dear MS Kensington.
• l'oggetto, sotto alla formula di saluti iniziale, che indica in modo conciso lo scopo della lettera;
GLI INDIRIZZI
Quando si scrive a una società la cui ragione sociale (style) è formata due o più cognomi oppure da un unico cognome seguito dalle espressioni & Co., & Bros., & Sons, si fa precedere il nome della ditta da Messrs:
Spett. Ditta Tyler & Burke
.
Messrs Tyler & Burk
Quando si scrive a una ditta nella cui ragione sociale non compiono cognomi ma forme generiche (quali Centre, Company ecc.),
si fa semplicemente precedere il nome da
the, che, invece, si omette tali forme generiche non sono presenti:
Spett, American Camping Centre
The American Camping Centre
Spett. British Telecom
British Telecom
L'articolo the è facoltativo con sigle quali Ltd. o Inc:
Spett. Idea Computer Ltd.
(The) Idea Computer Ltd.
Il testo della lettera, che comprende normalmente un'introduzione, uno svolgimento e una conclusione
una formula di saluto, che conclude il testo e varia secondo i rapporti tra gli interlocutori e il tipo di saluto scelto per la formula iniziale:
Dear Sirs,
Yours faithfully,
Dear Mrs Anderson,
Yours sincerely,
Gentlemen,
Sincerety yours, (American)
Sono sempre più frequenti, soprattutto nei fax, formule ancora più semplici e informali:
Regards / Best regards / Best wishes
•
la firma, che chiude la lettera e si trova in basso a destra (British) oppure in basso a sinistra (American). È scritta a mano e, sotto, a macchina: solitamente è accompagnata dal titolo di chi firma;
•
gli allegati, che si elencano alla fine della lettera, in basse a sinistra, seguiti dai nomi delle persone alle quali, per conoscenza, si invia una copia della lettera.
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