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Specificità della comunicazione scritta
Gli scambi tra aziende si svolgono in buona parte attraverso comunicazioni scritte: quando è opportuno che resti traccia del messaggio, quando si tratta di questioni complesse o delicate, quando si stabiliscono prezzi o scadenze che faranno testo e avranno valore legale nel seguito della trattativa, quando si trasmettono numeri che possono essere fraintesi per telefono o dimenticati. Spesso un testo scritto conferma o riassume il contenuto di una conversazione telefonica, perché le parole "passano" e possono essere fraintese, mentre ciò che è scritto rimane ed evita malintesi, polemiche e discussioni.
L'INGLESE/AMERICANO DELLA CORRISPONDENZA COMMERCIALE
Stile e leggibilità
Lo scopo di un testo scritto è quello di essere letto, quindi è indispensabile che sia il più possibile chiaro, precìso, conciso e cortese. Anche nei contatti con l'estero, scrivendo in inglese, è funzionale all'efficacia del messaggio esporre il proprio pensiero in modo sintetico e immediatamente comprensibile. Ma chiarezza e concisione non significano mancanza di gentilezza, e la buona educazione non impedirà di dare alle nostre parole il tono fermo e risoluto necessario in alcune circostanze.
E' inoltre opportuno ricordare che la corrispondenza commerciale trasmette a distanza l'immagine dell'azienda e che, per questo, anche l'aspetto formale non deve essere trascurato: è dunque essenziale sapersi esprimere correttamente, senza errori di grammatica o di ortografia, in un linguaggio appropriato e attuale, ma anche curare la presentazione grafica - in particolare nelle lettere vere e proprie - evitando cancellature/correzioni e utilizzando con intelligenza la punteggiatura.
Il linguaggio di oggi
Strumenti e modalità
Messaggi scritti possono essere inviati attraverso canali diversi: la lettera commerciale vera e propria, scritta su carta intestata della ditta, strutturata in modo piuttosto rigido, e con una presentazione particolarmente accurata; in caso di contestazioni ha valore legale e rappresenta una prova giuridica irrefutabile.
